Algemene voorwaarden

Welkom bij Optima Grafix. Ik ben Jan, freelancer en de drijvende kracht achter deze eenmanszaak, actief in bijberoep. Optima Grafix is de handelsnaam waaronder ik mijn diensten aanbied. Transparantie, wederzijds vertrouwen en duidelijke afspraken vormen de basis van elke samenwerking. Daarom zijn deze algemene voorwaarden opgesteld in heldere en begrijpelijke taal.

1. Identiteit en Samenwerking

Wanneer u een samenwerking aangaat met Optima Grafix, sluit u een overeenkomst met mijn eenmanszaak handelend onder de naam Optima Grafix.

Mijn offertes zijn geldig gedurende 30 kalenderdagen, tenzij anders vermeld.

De overeenkomst komt tot stand zodra u een offerte ondertekent of mij schriftelijk via e mail de opdracht geeft om de werkzaamheden op te starten.

De communicatie verloopt hoofdzakelijk digitaal. U aanvaardt dat digitale communicatie rechtsgeldig is en kan dienen als bewijs.

2. Prijzen, btw en Offertes

Alle vermelde prijzen in offertes en facturen zijn exclusief btw. Optima Grafix is wettelijk vrijgesteld van btw en kan geen btw vermelden of aanrekenen op offertes en facturen.

Prijswijzigingen of aanpassingen aan een opdracht worden steeds vooraf en transparant gecommuniceerd via een nieuwe of aangepaste offerte. Deze worden enkel uitgevoerd na akkoord van de klant.

3. Gebruik van Derde Partij Software

Voor het ontwerpen en ontwikkelen van websites maakt Optima Grafix gebruik van professionele software, tools en plugins van derden indien dit technisch of functioneel noodzakelijk is.

Wanneer aan dergelijke software kosten verbonden zijn, kan deze kost worden doorgerekend aan de klant. Optima Grafix communiceert dit steeds vooraf en transparant. Er worden nooit onverwachte kosten aangerekend zonder voorafgaand akkoord.

4. Uw Rol als Klant

De klant verbindt zich ertoe om tijdig alle noodzakelijke materialen aan te leveren, zoals teksten, foto’s, logo’s en andere inhoud, in de gevraagde kwaliteit en het afgesproken formaat.

Indien een project meer dan 60 kalenderdagen stil komt te liggen door het uitblijven van feedback, beslissingen of aanlevering van materiaal door de klant, behoudt Optima Grafix zich het recht voor om de reeds geleverde prestaties volledig te factureren.

5. Uitvoering, Planning en Inspanning

Optima Grafix engageert zich om elke opdracht professioneel en naar best vermogen uit te voeren. De verbintenis betreft steeds een inspanningsverbintenis en geen resultaatsverbintenis.

Aangezien de werkzaamheden worden uitgevoerd in bijberoep, zijn opgegeven leveringstermijnen steeds richtlijnen en streefdata. Vertragingen geven geen automatisch recht op schadevergoeding.

6. Correcties en Wijzigingen

In elke offerte is een redelijk aantal correctierondes inbegrepen. Correcties betekenen aanpassingen aan bestaande ontwerpen of inhoud op basis van feedback, zonder het oorspronkelijke concept fundamenteel te wijzigen.

Optima Grafix hanteert hierbij gezond verstand en flexibiliteit. Het is nooit de bedoeling om klanten in een strak keurslijf te dwingen of te verplichten tot beslissingen waar zij zich niet comfortabel bij voelen. Tegelijk wordt verwacht dat feedback duidelijk, gebundeld en realistisch wordt aangeleverd.

Wijzigingen die de oorspronkelijke scope van de opdracht overschrijden, worden beschouwd als meerwerk en worden enkel uitgevoerd na akkoord over prijs en timing.

Na definitieve goedkeuring door de klant geldt het werk als definitief aanvaard. Eventuele resterende inhoudelijke fouten vallen vanaf dat moment onder de verantwoordelijkheid van de klant.

7. Intellectuele Eigendom en Overdracht van Rechten

Alle ontwerpen, creaties en werkzaamheden blijven eigendom van Optima Grafix tot alle openstaande facturen volledig zijn betaald.

Na volledige betaling wordt de klant volledig eigenaar van de ontworpen dienst of het eindresultaat, met onbeperkt gebruiksrecht voor het overeengekomen doel.

Werkbestanden en bronbestanden zoals ontwerpbestanden blijven eigendom van Optima Grafix en worden niet standaard meegeleverd, tenzij dit uitdrukkelijk werd overeengekomen tegen een aparte vergoeding.

Optima Grafix behoudt het recht om gerealiseerde werken op te nemen in haar portfolio, tenzij de klant dit vooraf en schriftelijk verbiedt.

8. Domeinnamen en Registratie

Op vraag van de klant kan Optima Grafix instaan voor de registratie van een domeinnaam. Dit gebeurt uitsluitend in combinatie met een hostingdienst die via Optima Grafix wordt geregeld.

De klant is verantwoordelijk voor het grondig en herhaaldelijk nakijken van de spelling van de gewenste domeinnaam vóór registratie. Een correcte spelling is essentieel voor een correct internetadres. Optima Grafix is niet aansprakelijk voor fouten in de domeinnaam die door de klant werden goedgekeurd.

9. Hostingdiensten

Voor hosting werkt Optima Grafix samen met een externe gespecialiseerde partner.

Optima Grafix staat in voor het technisch beheer van deze hostingomgeving. De facturatie verloopt via Optima Grafix.

Hostingdiensten worden aangegaan voor een periode van 12 maanden en stilzwijgend verlengd. Opzegging dient schriftelijk te gebeuren uiterlijk 3 maanden vóór de vervaldatum.

Optima Grafix is niet aansprakelijk voor storingen bij de externe partner, maar zal zich inspannen om ondersteuning te bieden bij problemen.

10. Website Onderhoud

Optima Grafix biedt website onderhoud aan via maandelijkse formules. Dit onderhoud omvat essentiële technische updates, beveiligingsupdates en regelmatige back ups.

Onderhoud betekent niet dat er automatisch nieuwe inhoud, functionaliteiten of aanpassingen aan de website worden toegevoegd. Voor inhoudelijke wijzigingen of uitbreidingen kan een uitgebreider onderhoudspakket worden afgesloten. Dit is geen standaard inbegrepen of gratis dienst.

11. Zoekmachine Optimalisatie (SEO)

Zoekmachine optimalisatie is geen exacte wetenschap. Optima Grafix beschikt over de kennis en ervaring om SEO zo goed mogelijk toe te passen volgens de geldende richtlijnen en best practices.

SEO stopt niet bij oplevering van een website. Het is een continu proces dat inzet vereist op meerdere vlakken, waaronder inhoud, techniek, structuur en externe factoren.

Optima Grafix kan nooit garanderen dat een website de eerste positie behaalt in zoekmachines of AI platforms zoals Google of ChatGPT. Er wordt wel steeds naar gestreefd om de best mogelijke zichtbaarheid te realiseren.

Standaard wordt basis SEO toegepast. Dit betreft de technische en structurele optimalisatie van de website. Dit omvat geen doorgedreven SEO strategie of langdurige optimalisatie. Tegen meerprijs kan een uitgebreidere SEO dienst worden aangeboden.

12. Fotobewerking en Fotomanipulatie

Optima Grafix hanteert een duidelijke en ethische visie op fotobewerking en manipulatie.

Fotomanipulaties worden uitsluitend uitgevoerd op foto’s van de klant zelf, mits diens expliciete toestemming. Optima Grafix zal nooit foto’s manipuleren van derden of personen zonder hun medeweten of toestemming.

Er worden geen bewerkingen uitgevoerd die personen kunnen schaden, misleiden of in een negatief daglicht plaatsen. Integriteit, respect en ethiek staan hierbij centraal.

13. Gebruik van Artificiële Intelligentie

Optima Grafix kan AI tools gebruiken ter ondersteuning van creatieve en technische processen. De klant blijft steeds verantwoordelijk voor de finale controle op inhoudelijke, feitelijke en juridische correctheid vóór publicatie.

14. Betalingen en Wanbetaling

Facturen dienen betaald te worden binnen 14 kalenderdagen na factuurdatum.

Bij laattijdige betaling behoudt Optima Grafix zich het recht voor om diensten tijdelijk op te schorten of websites offline te halen tot volledige betaling is ontvangen.

15. Aansprakelijkheidsbeperking

De aansprakelijkheid van Optima Grafix is in alle gevallen beperkt tot het bedrag van de betreffende opdracht.

Optima Grafix kan nooit aansprakelijk worden gesteld voor indirecte schade, waaronder omzetverlies, winstderving, dataverlies of reputatieschade.

16. Overmacht

In geval van overmacht, zoals ziekte, technische storingen, externe platformproblemen of andere onvoorzienbare omstandigheden, kan de uitvoering tijdelijk worden opgeschort.

De klant wordt hiervan steeds zo snel mogelijk op de hoogte gebracht. Overmacht geeft geen recht op schadevergoeding.

17. Klachtenregeling

Eventuele klachten dienen schriftelijk te worden gemeld binnen 7 kalenderdagen na levering.

Bij het uitblijven van klachten binnen deze termijn worden de geleverde prestaties als definitief aanvaard beschouwd.

18. Privacy en Gegevensbescherming

Wanneer Optima Grafix persoonsgegevens verwerkt in opdracht van de klant, treedt Optima Grafix op als verwerker en de klant als verwerkingsverantwoordelijke, conform de geldende GDPR wetgeving.

19. Beëindiging van de Overeenkomst

Bij vroegtijdige stopzetting van een lopend project worden de reeds geleverde prestaties volledig gefactureerd, aangevuld met een opzeggingsvergoeding van 30 procent van het resterende bedrag.

20. Toepasselijk Recht en Bevoegde Rechtbank

Op alle overeenkomsten met Optima Grafix is het Belgisch recht van toepassing.

In geval van geschil zijn uitsluitend de rechtbanken van het arrondissement Antwerpen bevoegd.