Privacy -& cookiebeleid

Bij Optima Grafix nemen we de bescherming van uw persoonsgegevens en uw privacy uiterst serieus. In dit beleid leggen we helder uit hoe wij gegevens verzamelen, waarom we dit doen en hoe we hiermee omgaan. Wij streven naar volledige transparantie en correctheid. Mocht u onverhoopt een fout tegenkomen of een vraag hebben, dan staan wij altijd klaar om dit te corrigeren. U kunt ons hiervoor bereiken via info@optimagrafix.com.

I. Privacybeleid

1. Welke persoonlijke gegevens verzamelen wij?

Wij verzamelen enkel de gegevens die noodzakelijk zijn om onze grafische diensten optimaal te kunnen uitvoeren:

• Websitebezoek: Via onze cookiebanner (Complianz) registreren we technische informatie zoals uw IP-adres en surfgedrag om de website-ervaring te verbeteren.

• Contact & Offertes: Wanneer u ons contacteert voor een prijsopgave, verwerken wij uw naam, e-mailadres, telefoonnummer en de details van uw project.

• Zakelijke relaties: Voor klanten en partners bewaren we facturatiegegevens (zoals adres en BTW-nummer), bestelgeschiedenis en de door u aangeleverde grafische bestanden/ontwerpen.

• Marketing: Indien u hiervoor expliciete toestemming geeft, bewaren we uw naam en e-mailadres voor updates en acties. U kunt zich op elk moment weer afmelden.

2. Doeleinden van de gegevensverwerking

Wij gebruiken uw gegevens uitsluitend voor de volgende doelen:

• Uitvoering van opdrachten: Het opstellen van offertes, het realiseren van grafische ontwerpen en de levering van drukwerk of digitale producten.

• Communicatie: Om u te informeren over de voortgang van uw bestelling of te reageren op uw vragen.

• Archivering: Wij bewaren grafische bestanden en ordergeschiedenis om u bij herhaalopdrachten sneller en accurater van dienst te kunnen zijn.

• Administratie: Om te voldoen aan wettelijke verplichtingen, zoals de fiscale bewaarplicht voor facturen.

3. Juridische grondslagen

Optima Grafix verwerkt gegevens op basis van:

1. Overeenkomst: Noodzakelijk om onze afspraken met u na te komen.

2. Toestemming: Voor marketing en specifieke cookies.

3. Wettelijke plicht: Voor onze boekhouding en fiscale aangiftes.

4. Gerechtvaardigd belang: Voor het verbeteren van onze diensten en klantenbeheer.

4. Delen met derden

Wij verkopen uw gegevens nooit aan derden. Wij delen enkel noodzakelijke informatie met vertrouwde partners (zoals externe drukkerijen voor productie, IT-partners voor hosting of koeriersdiensten voor levering) die zich eveneens aan strikte privacyregels houden.

5. Beveiliging en bewaartermijn

Wij treffen passende technische en organisatorische maatregelen om uw gegevens te beschermen tegen ongeoorloofde toegang of verlies. Facturatiegegevens worden de wettelijk verplichte 7 jaar bewaard. Overige gegevens worden bewaard zolang de klantrelatie dit vereist of tot u ons verzoekt deze te verwijderen.

6. Uw rechten en correcties

U heeft recht op inzage, correctie, beperking of verwijdering van uw gegevens.

Onze belofte: Wij doen ons uiterste best om alle informatie correct te verwerken. Indien u merkt dat er gegevens onjuist zijn of als u meent dat het beleid verbetering behoeft, aarzel dan niet om contact op te nemen. Wij zijn altijd bereid om fouten direct te herstellen.

Meldingen kunnen worden gedaan via: info@optimagrafix.com.

II. Cookiebeleid

Wat zijn cookies?

Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw apparaat worden opgeslagen om de website beter te laten functioneren en uw voorkeuren te onthouden.

Beheer via Complianz

Voor het beheer van onze cookies maken wij gebruik van de Complianz Privacy Suite. Dit zorgt ervoor dat:

• U bij uw eerste bezoek via een duidelijke banner zelf kunt kiezen welke cookies u accepteert.

• Uw voorkeuren veilig worden opgeslagen.

• Onze cookie-informatie altijd up-to-date blijft volgens de geldende AVG/GDPR-wetgeving.

Soorten cookies op onze site

1. Functionele cookies: Noodzakelijk voor de basisfuncties van de website.

2. Analytische cookies: Voor het anoniem verzamelen van statistieken over het gebruik van onze site.

3. Marketing/Tracking cookies: Om relevante advertenties te tonen of integraties met sociale media mogelijk te maken (indien van toepassing).

U kunt uw cookie-instellingen op elk moment wijzigen via de knop op onze website of via uw browserinstellingen.

III. Contact & Klachten

Heeft u vragen over dit beleid of een klacht over onze werkwijze? Neem contact met ons op via info@optimagrafix.com. Daarnaast heeft u het recht om een klacht in te dienen bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA) via www.gegevensbeschermingsautoriteit.be.